Internetový obchod – část 2.
V první části našeho seriálu o tom, že i aplikace může být plnohodnotným zaměstnancem, jsme se podívali do skladu a na práci skladníka. V pokračování si řekneme něco o neméně důležité práci, která jde s celkovým fungováním ve skladu a expedici ruku v ruce - o kancelářské práci. Fakturace, vyhodnocování expedovatelnosti objednávek, tisk dokladů. Je toho hodně, tak jdeme na to...
V minulém článku jsme si představili vzorový internetový obchod a jejich šikovného skladníka, který v rámci skladu funguje přesně a rychle. Aby ve firmě fungovalo vše jako na drátkách, je potřeba mít někoho, kdo lidem v první linii (skladu) bude krýt záda. Tím je bezesporu kancelář. Dnes si tedy představíme další dva zaměstnance, kteří pro bezproblémový chod internetového obchodu dělají také obrovský kus práce. Řeč bude o vystavování dokladů a komunikaci se zákazníky.

Doklady

Vystavování faktur, přefakturace, sběrná fakturace výdejek… to jsou všechno zdlouhavé a úmorné úkony, které zabírají čas. Náš zaměstnanec v kanceláři tyto úkony ovšem zvládá s úsměvem a světe div se, dokonce ho to i baví!

Aby mohl kolega ze skladu, kterého známe z prvního článku, začít chystat zboží k zabalení a expedici, nejdříve musí vědět co má vlastně chystat. Úkolem číslo jedna pro našeho borce v kanceláři je tedy projít všechny nové objednávky, jestli jsou expedovatelné. Je potřeba zjistit, jestli máme dostatečnou neblokovanou zásobu na skladě. Jakmile je jasné že je objednávka expedovatelná, zahájí tisk jednotlivých objednávek na tiskárnu do skladu, kde si je převezme náš skladník.

Druhou nejčastější náplní jeho práce je fakturace odkontrolovaných objednávek. Kontrolu provádí kolega ze skladu. U každé objednávky je po úspěšném odkontrolování zaznamenán datum, čas a výsledek kontroly. Na tento údaj náš pracant čeká. Jakmile zjistí, že jsou nové zkontrolované objednávky, vezme je, a vytvoří k nim příslušné vydané faktury. Pokud je potřeba, rovnou vystavené faktury odešle do tisku na místo kde se zásilka balí, aby mohl být doklad přiložen k zásilce.

Komunikace

Doklady máme vytvořené, doprava je zadaná, ale dokud o tom zákazník neví, nemá smysl pokračovat. Vztah zákazník-obchod je stejný jako každý jiný vztah. Bez vzájemné komunikace jej nelze budovat a postupem času se zájem vytratí. Zákaznická komunikace je to, co Vám pomáhá držet svého zákazníka informovaného a poskytnout mu nadstandardní servis i po tom, co objednávku obdržel.

Veškerou komunikaci v našem e-shopu obstarává další člen našeho kancelářského týmu. A to jak emailové zprávy, tak SMS notifikace. Notifikací je v e-shopu potřeba celá řada. Od informace, že jsme přijali v pořádku objednávku, přes změny stavu u objednávky až po potvrzení odeslání spolu s číslem pro sledování zásilky. 

Důležité jsou však i pravidelné informační zprávy, kdy zákazníka informuje o novinkách, akcích a zasílá hromadu zajímavých informací. Mimo přímého zasílání notifikací zákazníkům však umí zpracovávat a posílat i celou řadu interních notifikací. Ať už se jedná o interní přehledy prodejů pro managery, přehled odběrů zákazníků pro jednotlivé obchodní zástupce nebo z druhého konce třeba jen upomínání zaměstnanců, aby nezapomínali na úklid v kuchyňce. Podrobněji se na to, co všechno je možné automaticky notifikovat a k čemu je to dobré, podíváme v některém z dalších dílů našeho seriálu.

Tým našeho e-shopu máme kompletní:

skladník – plusMobile

 

 

 

 

vystavovaní dokladů a tisk – plusRouter

 

notifikace SMS a emailem – plusNotify

 

Obsah

O systému

plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.

První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.

Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.

Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.

Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.