Do tajů ABC analýzy
Blíží se konec roku, a to je většinou čas, kdy se analyzují hospodářské výsledky a vznikají plány na příští období. Analýza je nezbytnou součástí tohoto procesu. Naučte se jak si ABC analýzu ochočit a podívejte se nejen na obecný princip, ale i na konkrétní fungování v Pohodě.

V dnešní době se analýzou ohání kde kdo. Nebudeme se zde zaobírat jejich smyslem. Ať už smysl mají nebo ne, jedna z analýz vyčnívá nade všemi a je nejen v obchodním prostřední neuvěřitelně užitečná. Jedná se o ABC analýzu.

ABC a co dál?

V obchodním prostředí a u firem, jež mají a provozují sklad a v něm zásoby, je nezbytné řešit nákup zásob s ohledem na prodejní trendy. Asi nikomu se nelíbí mít vázané peněžní prostředky ve zboží, které leží na skladě a prakticky se neprodává.

Většinou se při našem konzultačním putování dozvídáme že nákupčí nakupují zásoby “tak nějak citem”. Netvrdíme, že je to špatně nebo že to nemůže fungovat, ale přece jen není jistější tak citlivou a finančně náročnou věc mít podloženou přesnými čísly?

K výpočtu správných hodnot se využívá ABC analýza. Název možná zní, jako že utekl z dětského slabikáře, ale nenechte se zmást, jedná se o velmi sofistikovanou metodu výpočtu, která čerpá z práce jednoho šikovného Italského matematika a průkopníka ekonometrie Vilfreda Pareta.

ABC analýza je obecná analýza vycházející z obecného Paretova pravidla 80/20, které původně říkalo, že 80% svého času věnujeme věcem, které jsou jen z 20% důležité. Přeneseně na sklad by to znamenalo, že přibližně 80% obratu/zisku tvoří 20% zásob, které jsou pro firmu důležité, musí být k dispozici a dá se u nich nejvíce předpokládat růst prodejů v souladu s růstem firmy a to už je důležitá informace pro nákupčí.

Pojďme se nyní bavit konkrétněji. Pro skladovou analýzu jsme vytvořili aplikaci, která slouží právě k přehlednému zobrazení výsledků výpočtů pro každou zásobu přímo v Pohodě v agendě zásob. Konec nepřehledným tiskovým sestavám v Pohodě! (každý kdo se někdy snažil Pohodovou tiskovku dále zpracovávat např v Excelu jistě přijme tuto informaci s úsměvem)..

Aplikaci jsme nazvali plusABC. Co je důležité znát pro výpočet si popíšeme níže. Pro naše potřeby sestavujeme ABC analýzu z pohledu obratu a zisku. V rámci jednotlivých pohledových skupin dále do kategorií A,B,C, L a X.

Pod sukní… Co musíme znát?

Parametr první: období
Pro základní nastavení je potřeba si v první řadě ujasnit, za jaká období chceme analýzu sestavovat. Super je, že se nemusíte omezovat na jedno jediné období. Pro výpočet jich lze samozřejmě nastavit současně víc. Limitováni jste pouze počtem volitelných parametrů v Pohodě. V drtivé většině případů tak mají zákazníci nastavený jeden kratší (týden/měsíc), střednědobý (kvartál) a jeden dlouhodobý pohled (rok).

Parametr druhý: sklady
Druhým důležitým parametrem je, nad jakým skladem/sklady se bude analýza sestavovat. Asi není potřeba aby se nám analýza počítala např. ve skladu reklamací nebo nad převozním skladem. Je proto důležité jasně určit, které sklady v Pohodě jsou pro nás důležité z hlediska zboží a analýzu sestavovat právě jen nad nimi. Celkové sestavení analýzy se tím tak značně zrychlí.

Parametr třetí: kategorie výpočtu
Naše aplikace plusABC, stejně jako všechny naše aplikace, je vyvíjena jako univerzální. Proto umí vypočítávat celou hromadu užitečných parametrů. Namátkou: ABC analýza z obratu, ABC analýza ze zisku, realizované dodávky, denní průměr realizovaných dodávek, virtuální dodávky, denní průměr virtuálních dodávek… Ne všechny pro Vás Však mohou být relevantní. Opět je zbytečné sestavovat všechny kategorie, jen proto že ta možnost existuje. Je tedy zcela zásadní, důkladně se zamyslet které kategorie využiji a které ne.

Parametr čtvrtý: podmínky
Poslední, ale neméně důležitým kritériem jsou podmínky. Veškeré výpočty lze omezit libovolnými podmínkami. Z výpočtu tak lze snadno vyloučit např. převody, ignorovat výdeje větší než určité množství apod.

Díky kombinaci všech čtyř základních parametrů tak lze výpočet vypilovat přesně podle toho, aby vyhovoval na míru Vašim potřebám.

Pohled zvenku aneb co to tady mám zase za sloupce?

Udělali jsme si lehké povědomí o tom, jak funguje aplikace uvnitř a co je důležité pro samotnou konfiguraci a výpočet. Nyní je čas podívat se na to, jak Vy jako uživatel budete s výsledky pracovat a kde se na ně můžete podívat.

Ono je to v zásadě hrozně jednoduché. Z aplikací plusABC jako takovou do styku moc nepřijdete. Ta slouží pro konfiguraci a v pravidelném nastavitelném intervalu obstarává výpočty a zápis výsledků do Pohody, a to vše na pozadí.

Z pohledu uživatele se změna projeví v agendě Zásob přímo v Pohodě. V zásobách se zobrazí jednotlivé sloupce pro zvolené parametry. Díky tomu vidíte přehledně vedle sebe na každém řádku zásoby výsledky analýzy pro všechny parametry. Jednotlivé zásoby si můžete jednoduše interaktivně přímo v agendě zásob filtrovat a seřadit bez nutnosti se někam překlikávat nebo sestavovat tiskové sestavy.

Z dat ABC analýzy lze vyčíst celou další řadu zajímavých informací. Například zásoby ve skupině C z hlediska obratu, ale ve skupině A z hlediska zisku jsou v podstatě zlatá vejce – tvoří malý obrat, takže vlastně vážou málo prostředků, ale tvoří významný zisk. Naopak zásoby, které tvoří velký obrat, ale malý zisk, jsou nezajímavé. Zásoby skupiny L je možná potřeba zlevnit, vyprodat, z nějakého důvodu se neprodávají – samozřejmě, pokud se nejedná třeba o lyže v létě.

Zobrazené informace tak může šikovný nákupčí využít k sestavování objednávek a zásoby na skladě postupem času optimalizovat tak, aby to bylo pro chod firmy nejvíce efektivní (vždy dostatečná zásoba (včetně predikce) bez zbytečného vázání finančních prostředků).

A jedna třešnička nakonec. Do teď jsme se bavili o šikovném nákupčím, který dokáže vypočtené informace využít při objednávání. Oním nákupčím však může být i automat. Aplikace na to již existuje, jmenuje se plusSupplier. Dokáže využít výsledky ABC analýzy a zohlednit ji při automatickém objednávání a doskladňování zboží. Pravidelné zásobování tak díky tomu můžete, jak praví jeden kultovní reklamní slogan: “ s pocitem jistoty a bezpečí”, úplně pustit z hlavy. 🙂

O podrobnějším fungování aplikace plusSupplier a o tom, jak dokáže automaticky vystavovat objednávky a zohledňovat výsledky ABC analýzy se dočtete v našem článku „Zásobený sklad je základ”.

Optimalizujte své zásoby pomocí aplikace plusABC:

Obsah

O systému

plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.

První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.

Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.

Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.

Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.