Provozovatel e-shopu

Hlavním zájmem každého e-shopu je doručení správného zboží zákazníkovi v nejkratším možném termínu.

Umíme automatizovat objednávky od přijetí do Pohody, přes její vyhodnocení a expedici pomocí čárových kódů po informování zákazníka o odeslání zásilky.

odeslat nezávaznou poptávku

přijatá
objednávka

automatizace
zálohových plateb

vyhodnocování
objednávek

přesná a rychlá expedice

napojení na dopravce

komunikace se zákazníky

další obvyklá rozšíření

Modelová situace

na tiskárně ve skladu je vytištěna expedovatelná objednávka

skladník ji načítá do mobilního terminálu a jednotlivé položky skládá do košíku

po načtení poslední položky se na balícím stole tiskne faktura k vložení do balíku
na štítkové tiskárně se tisknou štítky na balíky
zákazníkovi odchází e-mailem informace o expedici, sledovacím čísle a elektronické doklady
Pokud je to alespoň rámcově to, co by vás zajímalo, pojďte se na to podívat podrobněji.

Přijatá objednávka

Pro nás vše začíná “Přijatou objednávkou” v Pohodě, která musí být kompletní a správná.

podrobnosti

Náležitosti objednávky

Není pro nás důležité, jaký druh či model e-shopu objednávku vytvořil či zda byla vytvořena ručně, důležité pro nás je, aby objednávka byla kompletní.

Ze zkušenosti víme, že některé z uvedených bodů mohou být pro tvůrce e-shopu nelehkým úkolem, jsou však nezbytné pro následné automatické zpracování bez nutnosti ručních zásahů a dodatečné komunikace se zákazníkem.

Mezi nezbytné informace, které musí být korektně uvedeny již v přijaté objednávce patří zejména:
  • korektní vazba na skladové položky
  • správné ceny, slevy pro daného zákazníka
  • správné sazby DPH, zejména při prodeji do zahraničí
    • sazba 0% při dodání plátci DPH v zemích EU (mělo by dojít k ověření platnosti VAT ID v systému VIES) či mimo EU
    • správné sazby DPH při platné registraci k DPH v jiné zemi EU
    • správné zařazení zásoby k sazbě (stejné zboží může být v různých zemích EU zařazeno do jiné sazby DPH)
  • správně vyplněné údaje pro dodání a určená cena dopravy
    • správná fakturační a doručovací adresa, vyplněné povinné kontakty
    • zvolený přepravce a doručovací služba (večerní doručení, …)
    • údaje pro dodání do výdejen (číslo, adresa, … – dle náležitostí přepravce).
  • správně uvedený způsob úhrady, vč. např. stavu on-line platby, pokud je použita

Nejčastější chyby

Objednávka či jen faktura se přenáší do Pohody textově, bez vazby na sklad
Taková objednávka je následně nezpracovatelná, neboť neobsahuje jednoznačné vazby na skladové zásoby, jejich čárové kódy apod.
Objednávka v Pohodě je v základních cenách a správné ceny a sazby DPH doplňuje ručně obsluha
Tento postup je pracný a neudržitelný, navíc je zde značné riziko chyby. Je třeba zvolit takový e-shop, který umí přijmout správnou objednávku. Navíc je hloupé, když zákazník dostane zboží za jinou cenu, než za kterou si to objednal. Nejde také automatizovat vystavování zálohových faktur.
Nejsou u objednávky zaznamenány stavy plateb (online či bankovních)
Úhrady ručně kontroluje obsluha podle výpisů. Toto je pracné a je vhodné proces automatizovat. U online plateb platební brány informaci předávají eshopu a ten ji musí předávat do Pohody, u zálohových faktur lze do Pohody importovat bankovní výpisy nebo třeba zpracovávat avíza pro co nejrychlejší expedici objednávky.

Automatizace zálohových plateb

Současné možnosti on-line a zálohových plateb vyžadují určitou pozornost, aby skutečně urychlily expedici a zároveň byly v souladu s účetnictvím.
podrobnosti

On-line platby

Platby kartou, okamžité převody a odložené platby jsou fenoménem současné doby, bez kterého se málokterý e-shop obejde. Pokud však mají splnit svůj hlavní účel, kterým je co největší urychlení expedice zboží, je třeba mít potvrzení o úspěšné platbě v Pohodě co nejrychleji.

Zálohové faktury

Pokud zákazník zvolí platbu zálohou, měla by mu být vystavena “Zálohová (proforma) faktura” v Pohodě. Umíme takovou zálohovou fakturu automaticky vystavit podle specifikovaných pravidel (číselná řada, bankovní účet, zaúčtování, …) a zaslat zákazníkovi e-mailem v daném jazyce i s uvedením QR platby či platebního tlačítka pro okamžitou úhradu.

Daňové doklady

Pro veškeré on-line i zálohové platby je třeba v zákonné lhůtě vystavit daňový doklad – ať už konečnou fakturu, pokud zboží expedujete obratem, nebo daňový doklad k přijaté platbě, pokud nemůžete fakturu vystavit do 15 dnů od přijetí úhrady.

Umíme tyto procesy automatizovat tak, aby nezatěžovaly vás ani zákazníka zbytečnými doklady ale zároveň byly splněny veškeré zákonné povinnosti.

Nejčastější chyby

Výzva k úhradě jako součást potvrzení přijetí objednávky
Vystavenou zálohovou fakturu lze do určité míry nahradit vhodnou formulací na potvrzovacím e-mailu o přijetí objednávky, nelze však zajistit, že budou správně spočítané částky a nebudou vznikat zaokrouhlovací rozdíly např. mezi základem DPH a DPH mezi touto “výzvou” a dokladem v Pohodě. V každém případě by však měla vzniknout i zálohová faktura v Pohodě, aby bylo možné k ni vystavit “Daňový doklad k přijaté platbě” či ji uplatnit do konečné faktury.

Vyhodnocování objednávek

Je potřeba rozhodnout, které objednávky jsou expedovatelné a vzhledem k řadě různých podmínek a pravidel je jejich ruční procházení zdlouhavé a vznikají při něm chyby.
podrobnosti

Expedovatelnost

To, zda je daná objednávka expedovatelná je ve skutečnosti obvykle dáno kombinací mnoha pravidel a podmínek, je třeba jim věnovat pozornost, aby nedocházelo ke zbytečným prodlevám s expedicí a nespokojenosti zákazníků.
Při vyhodnocování konkrétní jedné objednávky je obvykle je třeba zohlednit:
  • zda je objednávka skladem
    • zohlednění dalších objednávek (např. dříve přijatých, které čekají na naskladnění nějaké položky)
    • prioritizace již zaplacených objednávek z důvodů obtížného vracení platby
  • zda je uhrazena (online, zálohovka) či bude uhrazena následně (dobírka, příkaz, …),
  • prioritu objednávek (např. podle časů nakládek přepravními společnostmi),
  • zda není zákazník na “blacklistu”, nepřebírá dobírky, neplatí faktury, …
  • a případně řadu dalších specifických okolností.
Objednávky, které je možné expedovat, se předávají do skladu k expedici, ty ostatní čekají na naskladnění zboží či ruční řešení (dlouhodobě nedostupné položky, …). Jsou nastavena pravidla pro upozornění odpovědných osob při vzniku nestandardních situací.

Nejčastější chyby

Ruční procházení objednávek
Ruční procházení objednávek je nejen pracné ale také vznikají chyby, protože není možné snadno zajistit prioritu objednávek, dochází ke zpoždění expedice, protože zatímco se na jednu položku objednávky čeká, dojde k vyprodání druhé apod. Pokud vyhodnocování necháte na počítači, můžete více času věnovat komunikaci se zákazníky, hledání alternativ k nedostupným zásobám či pečlivějším plánováním nákupů předcházet podobným situacím.

Přesná a rychlá expedice

V objednávkách, které jsou následně odesílány zákazníkovi, nesmí být chyby a pokud už chyba nastane, je třeba umět najít příčinu či vyvodit zodpovědnost.
podrobnosti

Předání objednávky k expedici

Každý provoz má svá specifika a ve hře je i přístup firmy k ergonomii, nákladům a životnímu prostředí. Je zde tedy několik možností, jak předat objednávku k expedici do skladu.

  • vytištění optimalizované sestavy na tiskárnu do skladu
    • skladové pozice
    • rozměry, hmotnosti, vícekusová balení
    • způsoby zacházení a balení
  • zobrazení fronty objednávek na displeji
    • rozdělení dle priorit (např. přepravců)
    • statistické informace (počet řádků, MJ, hmotnost, objem, křehké, …)
    • informace o postupu expedice
  • zařazení do fronty na mobilním terminálu, viz dále

Expedice pomocí čárových kódů

Vychystání a zabalení objednávky musí být rychlé a přesné, jakékoliv zpoždění, záměna či nekompletní zásilka významně poškozuje důvěru zákazníků.

Použití čárových kódů či RFID k identifikaci zboží ve skladu je již dnes standardem u všech úspěšných obchodních firem.

Samotná expedice ve skladu probíhá s využítiím

  • mobilního terminálu, který je připojen k Wi-Fi síti ve skladu a je vybaven dotykovým displejem a čtečkou čárového kódu
  • pevně namontovaného tabletu se zabudovanou či připojenou čtečkou čárových kódů

Zařízení lze dle potřeby kombinovat, pracují se stejnou aplikací. Dále je budeme pro zjednodušení nazývat souhrnně terminálem.

Ač samotné technické provedení může být různé (viz dále), princip a činnost skladníka na terminálu je stále stejná. Ten na terminálu vybere z fronty či načte pomocí čárového kódu konkrétní objednávku (doklad), vidí i na displeji seznam položek seřazený dle potřeby a načítáním jednotlivých položek ji postupně odbavuje.

Pokud se pokusí vložit chybnou položku, která do objednávky nepatří, terminál ho upozorní – zamezí se tak záměnám zboží. Vykryté položky postupně ze seznamu mizí a skladník tak stále vidí, co ještě zbývá – tím se zamezí nekompletní dodávce. Vše je doplněno barvami a zvukem odpovídajícím dané situaci a operaci.

Režimy expedice

V závislosti na sortimentu, zavedených procesech a dalších okolnostech technicky probíhá expedice obvykle jedním ze tří režimů – každý má své výhody i nevýhody a záleží na sortimentu, stávajících procesech a dalších okolnostech.

  • kontrola přijaté objednávky – skladník při chystání kontroluje přijatou objednávku a ta se následně automaticky překlápí do prodejky/faktury/výdejky/převodky.
    • větší možnost nastavení pravidel pro vytváření dokladů (číselné řady, účty, sklady, …)
    • menší riziko lidské chyby, např. vytvoření nekompletní faktury
  • výdej dle objednávek – skladník na základě přijaté objednávky vytváří fakturu/prodejku/výdejku. Potřebné při
    • použití evidenčních čísel (výr. čísla / šarže),
    • částečných dodávkách (objednávka se dodává na několikrát nebo z různých skladů)
    • či pokud je potřeba pracovat s ± tolerancí (např. vážené položky).
  • kontrola již hotové faktury/výdejky/prodejky
    • ideální zejména pro začátek, kdy skladník dostává hotový doklad
    • lze nasadit okamžitě bez nutnosti změn jakýchkoliv procesů
    • nevýhodou je nutnost úprav již hotových dokladů, pokud např. nějaké položky skladník nenalezne.
Po dokončení přípravy se automaticky vystavený doklad vytiskne a předají se data aplikaci BHIT Doprava, která zajistí vytištění štítků a vše potřebné.

Napojení na dopravce

Na konci expedice ve skladu je vytištění potřebných štítků pro přepravní společnost.
podrobnosti

Nevidíme smysl v objevování již jednou vynalezeného, obzvlášť, když na trhu existující řešení je lety a stovkami zákazníků vyzkoušené.

K napojení na dopravce používáme řešení BHIT Doprava. Autorem řešení je naše partnerská firma BHIT. Řešení pracuje se všemi českými, slovenskými i obvyklými mezinárodními přepravci. Na základě informací v původní objednávce i vytvořeném dokladu připraví a vytiskne odpovídající počet štítků na balíky.

Komunikace se zákazníky

Nedílnou součástí expedice je včasné a rozumné informování zákazníka o stavu a doručení objednávky.
podrobnosti

Jakmile je objednávka připravena, kompletně zabalena a je k ní zajištěna doprava, nastává čas informovat zákazníka.

Obvykle se zákazníkovi odesílá e-mail s elektronickými doklady, informací o přepravě s možností sledování zásilky u přepravce či SMS s informací o odeslání zboží a případně dobírce, vše dle konkrétních potřeb.

Lze odesílat třeba návody ke zboží či s odstupem času poděkování za nákup či upomínku neuhrazené faktury. Lze také libovolně posílat i různé změny stavu objednávky, je však třeba zvážit a najít rozumný kompromis mezi informovaností a obtěžováním zákazníka.

Další obvyklá rozšíření

Jedná se o výběr dalších řešení, které se často používají pro doplnění a zefektivnění procesů v běžných eshopech.
podrobnosti

Štítkování zboží

Všechno zboží, které je na skladě, musí být identifikovatelné
Ne všechno zboží mívá čárové kódy a navíc, pokud importujete zboží ze zahraničí, obvykle je potřeba jej označit českými názvy a případně dalšími zákonnými informacemi. Pro spolehlivou práci ve skladu je nezbytné, aby skladník byl schopen každý kus zboží identifikovat pomocí čárového kódu či RFID. Označení může být na každém kusu, kartonu či regále, ale vždy dostupné. Součástí našeho řešení je nástroj, který umí chytře tisknout štítky třeba na základě příjemky, vydané objednávky a to i třeba jen pro vybrané položky dokladu.

Skladové pozice

U větších skladů, vysoké obrátkovosti i fluktuace zaměstnanců neztrácíte čas hledáním zboží

U větších skladů či při větším počtu skladníků dochází ke značným časovým ztrátám při hledání zásob ve skladu.

Pomocí mobilních terminálů lze evidovat pozice zásob a tím optimalizovat a zrychlit výdej už třeba jen vhodným seřazením položek na dokladu.

Evidence skladových pozic také umožňuje pozice optimalizovat dle obrátkovosti, sezónnosti bez vnášení chaosu do skladu.

Automatické objednávání

Pravidelné objednávání skladových zásob i objednávání na základě konkrétních objednávek

Zejména u majoritních dodavatelů nebo just-in-time objednávání dokáže mnoho času ušetřit automatizace vydaných objednávek

Při výběru zboží a výpočtech množství se vychází obvykle ze 

  • stavů skladů
  • množství na přijatých objednávkách
  • predikce prodejů
  • minimálních a maximálních limitů
  • minimálních a balních množství každého produktu

Vystavené objednávky slouží buď nákupčímu jako podklad pro ruční objednání nebo mohou být zaslány dodavateli formou e-mailu či jeho API pro příjem objednávek.

Interní reporty

V běžném provozu nastávájí různé situace, které mohou zůstat nepovšimnuty
Během každé lidské činnosti vznikají nevyhnutelně chyby a čím dříve je odhalíte, tím spokojenější zákazníci budou. Obvykle se tak interně upozorňuje např. na:
  • přijaté nespárované platby, kdy zákazník popletl VS a čeká na zboží, zatímco vy čekáte na úhradu,
  • zapomenuté objednávky, které již byly zadány k expedici ale po neobvykle dlouhý čas nebyly expedovány,
  • hlídání stavů skladů, kdy došlo třeba chybou při objednávání k nedostatku zásoby a tím by došlo ke zpoždění expedice objednávek,
  • hlídání expirací nejen u potravinářského zboží
  • a mnoho dalších provozních situací, které je třeba řešit.

Analýza skladů

Sklad váže značné množství prostředků firmy a zodpovědní manažeři se tak snaží skladové zásoby optimalizovat tak, aby bylo zboží dostatek ale zbytečně nezastarávalo a nevázalo prostředky.

Optimalizaci skladu umožňuje vhodná a přesná statistika, která vychází z reálných dat v Pohodě.

Na základě pohybů z Pohody a Paretova pravidla umíme zásoby pro zadané období automaticky vyhodnocovat a určovat například:

  • jaký obrat a zisk vygenerovala každá jednotlivá zásoba,
  • jaké jsou celkové a průměrné denní prodeje např. pro potřeby objednávání u dodavatelů,
  • rozdělení zásob dle významu do kategorií A/B/C dle principů Paretova pravidla, kdy např. skupina A jsou zásoby, kterých je 10% ale přitom tvoří 70% zisku,
  • hlídání “ležáků” jako podklad pro výprodejové aktivity.

Importy dodavatelských dokladů

Většina obchodních firem využívá nějaký software pro vedení skladu a je tak schopna poskytovat doklady elektronicky

Zejména u majoritních dodavatelů přinese značnou úsporu času a odstranění chybovosti import dokladů bez nutnosti jejich ručního opisování.

Pokud je navíc potřeba evidovat i výrobní čísla či šarže, je úspora času a minimalizace chyb o to významnější. Většina dodavatelů umí vygenerovat doklady i v nějaké elektronické datové formě a naše nástroje se umí jednotlivým formátům přizpůsobit, takže import dokladů může probíhat i automaticky.

Kontrola zásob při příjmu

Chcete-li být spolehlivým obchodem pro své zákazníky, musíte mít pořádek ve skladu

Pořádek ve skladu je nutnou podmínkou pro správné informace o dostupnosti zboží a veškeré skladové automatizace.

Abychom eliminovali chyby na straně příjmu zboží, obvykle se pomocí čárových kódů provádí už příjem zboží od dodavatelů.