Pravidelné zásobování

Zde se zaměříme na firmy, které se specializují na pravidelné závozy například zeleniny, pekařských výrobků či masa.

Ačkoliv celá řada činností je podobná se standardními velkoobchody, existují zde i mnohá specifika, kterými umíme rozvozovým firmám usnadnit život.

průběžný příjem objednávek z různých zdrojů

spolehlivá a přesná expedice

evidence obalů, nakládek a rozvozů

příjem úhrad od zákazníků v terénu

pravidelná souhrnná fakturace

bodové hodnocení pracovníků

Pokud je to alespoň rámcově to, co by vás zajímalo, pojďte se na to podívat podrobněji.

Průběžný příjem objednávek z různých zdrojů

Zákazníci těchto velkoobchodů vytváří velké množství pravidelných objednávek a přitom používají různé pokladní a skladové systémy, ze kterých lze objednávky více či méně automatizovat.
podrobnosti

Importy ze systémů zákazníků

Častými zákazníky distribučních firem jsou maloobchody a restaurace. Přitom řada z nich používá takový software, který umí vytvářet a exportovat objednávky zboží či surovin.

Umíme veškeré zákazníkem vystavené objednávky automaticky zpracovávat do vaší Pohody, přičemž se přizpůsobíme celé řadě obvyklých formátů, jako jsou CSV, Excel, XML, ISDOC.

Systém zákazníka např. zasílá objednávky na předem určený e-mail, kde je automat vybírá, zpracovává a zasílá potvrzení o přijetí zákazníkům či upozornění obsluze při nějakém problému.

Jednotliví zákazníci či formáty se do aplikace zadávají formou úloh, takže se obvykle začíná těmi největšími zákazníky a postupně se rozšiřuje na další. Šetříte tak čas nejen sobě ale i zákazníkům, což pro vás může znamenat značnou konkurenční výhodu.

Zpracování excelových objednávek

Zákazníkům, kteří žádný software nepoužívají nebo v něm neevidují potřebná data, usnadní objednávání excelový formulář.

Zákazníkům pravidelně odchází aktuální tabulka s nabízeným sortimentem, roztříděná třeba podle skupin, cenových akcí či dle četností objednávání. Tabulka je pomocí funkce ověřování dat v Excelu uzamčena tak, aby zákazník mohl editovat jen povolená pole a správné hodnoty, je tedy zajištěno, že objednávka bude automaticky zpracovatelná.

Zákazníci tabulku jen jednoduše vyplní potřebnými množstvími jednotlivých položek a případně dalšími údaji jako termín dodání, poznámka apod. a tabulku odešlou e-mailem.

Náš systém takové objednávky nepřetržitě zpracovává, v Pohodě vznikají jako běžné přijaté objednávky a zákazník je e-mailem informován o jejich přijetí. Z libovolných důvodů nezpracovatelné objednávky se přeposílají obsluze pro další řešení.

Spolehlivá a přesná expedice

V systému se potkává velké množství objednávek, s různými termíny dodání, které je třeba dodržovat. Velkou část expedovaného zboží je třeba vážit.
podrobnosti

Pořadí zpracování

Velkoobchody běžně přijímají objednávky na následující den pozdě do noci. 

Pořadí zpracování se stále aktualizuje  dle zadaných pravidel stále řadí tak, ab je bylo možné včas vychystat a snadno rozdělit na jednotlivé rozvozové trasy.

Cílem je, aby řidiči nejdelších tras měli ráno vše připravené a dodali zboží včas zákazníkům.

Optimalizace expedice

Ve stejném skladu obvykle pracuje několik týmů skladníků, expedované zboží je často těžké a objemné.

Vhodným návrhem expedičních procesů lze minimalizovat zbytečné přesuny zboží a ušetřit tak síly skladníků i drahocenný čas.

Jednou z možností je rozdělení objednávek dle daných pravidel mezi více čet kdy každá četa chystá vždy celou objednávku.

Druhou možností, zejména v kombinaci s dopravníkovými pásy, je rozdělení každé jedné objednávky mezi více stanovišť tak, aby se manuální přesuny zboží eliminovaly a zároveň na jedné objednávce pracovalo současně více lidí a ta se tak vychystala v co nejkratším čase..

Při samotné expedici se pracuje obvykle s pevnými dotykovými terminály se čtečkami čárových kódů a vahami.

Štítkování při expedici

Například u masa, které má zákonem dané náležitosti označování, je běžné, že se při expedici porcuje a následně teprve značí štítky s informacemi o původu, šarži, trvanlivosti atd.

Během expedice se po zvážení daného kusu na připojenou štítkovou tiskárnu tiskne štítek, který kromě zákonných náležitostí také obsahuje např. tzv. vážený čárový kód EAN13 či veškeré potřebné údaje ve formátu GS1-128.

Systém umožňuje i tisk souhrnných štítků, štítků s obsahem jednotlivých přepravek či štítků s dodacími adresami pro usnadnění nakládky a rozvozu. Někteří zákazníci také vyžadují třeba speciální značení palet.

Náhrady zboží

V mnoha případech je možné zákazníkem objednané zboží nahradit jiným, srovnatelným.

Zákazník tak dostane maximum z objednaného a zároveň přesně ví, co nemohlo být dodáno ani nahrazeno.

Mezi velkoobchodem a zákazníkem je dohoda, že vzhledem k rychle se kazícímu zboží, nemusí být vždy vše skladem ale mnoho položek lze vzájemně nahradit a zákazník s takovými náhradami souhlasí.

Během naší expedice může obsluha dle nastavených podmínek vložit i zboží mimo objednávku (zelená jablko) a původní položku (červené jablko) označit jako nahrazenou.

V kombinaci elektronickým zasíláním dodacích listů se tedy zákazník včas dozví, které zboží reálně nebude dodáno ani nahrazeno a nemusí se tak vycházet pouze ze standardního pole „přeneseno“ v Pohodě.

Automatizovaná třídící linka

I v omezených prostorách lze použitím automatizované linky výrazně navýšit expediční kapacitu skladu.

Hlavním krokem je rozdělení sortimentu na určitý počet stanovišť, kdy každé stanoviště má při ruce určitou část sortimentu. Rozdělení se udržuje na základě statistik tak, aby byla všechna stanoviště stejně vytížena a nevznikala tak úzká hrdla na některém z nich. Objednávka se zahájí na prvním stanovišti a pokud je přepravka ještě poloprázdná, putuje dopravníkem na další stanoviště, kde se doloží, pokud je plná, přesouvá se na jiný pás a odjíždí na třídění.

Na konci linky se pomocí odboček dopravníku třídí přicházející přepravky na jednotlivé objednávky, přepravky se automaticky váží a fotografují pro případné reklamace zákazníků a obsluha je průběžně odebírá. Jakmile se sejdou všechny přepravky dané objednávky, vytisknout se potřebné štítky a doklady a linka se uvolní pro další objednávku.

Nad linkou je dohled, pomocí kterého lze regulovat různé parametry či dohledávat tzv. „ztracené“ přepravky, které chybou obsluhy nebyly přiřazeny žádné objednávce.

Evidence obalů, nakládek a rozvozů

Při pravidelných rozvozech se vyplatí používat vratné obaly, které je však vzhledem k vyšší ceně třeba evidovat. Podrobnější evidence nakládek zase potěší zákazníka a poskytne užitečné statistiky.
podrobnosti

Evidence obalů

Vratné obaly je vzhledem k hodnotě třeba evidovat ale jejich evidence nesmí zbytečně zatěžovat či zdržovat při rozvozu.

K označení přepravek lze využít čárové kódy či RFID, případně oba způsoby kombinovat.

I obyčejné ovocnářské přepravky něco stojí, nemluvě o různých specializovaných termoboxech, paletách apod. Proto zavedení evidence těchto obalů přinese rychle značné úspory spojené s omezením ztrát a krádeží těchto obalů. Umíme snadno evidovat obaly při expedici objednávek pro zákazníky i rychle “odepisovat” při příjmu prázdných obalů zpět na sklad. Veškeré operace probíhají ve skladu, není potřeba se nijak zdržovat při rozvozu u zákazníka.

Každá přepravka má své unikátní označení a tím přesně víme, který zákazník danou přepravku kdy dostal, kdy ji vrátil či zda ji má stále u sebe. Snadno se tak odhalí ti, kteří si přepravky nechávají nebo s nimi třeba dále obchodují. Samozřejmě jde i automatizovat případné upomínání k vrácení či statisticky hlídat případnou nutnost pořízení přepravek nových třeba vzhledem k nárůstu objednávek.

Nejlevnější označení je pomocí samolepícího štítku s čárovým kódem, ty však nelze načítat hromadě, musí se čtečkou jedna po druhé. Oproti tomu použití RFID tagů umožňuje načíst během několika sekund i několik set obalů, je zde však omezení v případě kovových materiálů. Cena RFID je také vyšší ve srovnání s čárovými kódy a vyplatí se pouze na opakovaně používané obaly.

Nakládky a rozvozy

Důvodů, proč mít přehled, který konkrétní řidič na jaké konkrétní auto naložil které objednávky, je hned několik.

Prvním přínosem je možnost již ráno při nakládce informovat zákazníka o tom, co vezete, kdo to veze i s kontaktem na řidiče a třeba i s předpokládaným časem doručení, dobírkou apod. Případné požadavky či změny si tak zákazník může řešit přímo s řidičem.

Druhým přínosem je množství dat pro další statistické zpracování, které může sloužit jako podklad pro odměňování řidičů či v kombinaci s evidencí tankování a GPS jako podklad pro plánování a optimalizace tras, vyhodnocování rentability provozu či hlídání třeba černých jízd.

V některým provozech je důležitým přínosem také možnost hlídání hmotností závozů, aby nedocházelo ke zbytečnému přetěžováním povolených hmotností vozidel.

Plánování tras

Pokud se nejedná o pravidelné rozvozy po zaběhnutých linkách, může značené úspory nákladů přinést i vhodné plánování každého rozvozu.

Ačkoliv my sami se plánováním rozvozových tras nezabýváme, umíme vytvořit více či méně automatické napojení na některé ze specializovaných služeb, které vám s plánováním rozvozových tras pomohou.

Ať už jde o efektivní každodenní rozdělení rozvozu do daného počtu tras či jen vhodné seřazení zastávek v závislosti na závozových oknech, pravidel pro vjezdy do center měst a pěších zón, existuje řada firem, které se na tyto výpočty a plánovaní zaměřují a my dovedeme zajistit potřebnou výměnu dat.

Příjem úhrad od zákazníků v terénu

I když platnost EET je pozastavena, zůstává řada důvodů, proč řešit příjem hotovosti na místě u zákazníka.
podrobnosti

Částečné a odložené úhrady

Není neobvyklé, že odběratelé platí i několik předchozích faktur souhrnně či naopak některé z nich částečně. Připravit si odpovídající příjmové pokladní doklady ještě před výjezdem tak není možné.

Ač by nyní díky pozastavení EET stačilo příjmové pokladní doklady vypisovat ručně, byl by to zdroj chyb a stejně by je někdo v kanceláři musel přepisovat do Pohody a provádět tak likvidaci vystavených faktur.

Naše řešení dávají řidiči ve formě jednoduchého mobilního terminálu s tiskárnou možnost si vyhledat veškeré neuhrazené pohledávky daného zákazníka, souhrnně či částečně provést jejich likvidaci i s odesláním dat na EET a vytisknout potřebná potvrzení pro zákazníka.

Doklady se automaticky předávají do Pohody, likvidují se faktury a je možné snadno vytvořit souhrn s částkami, které má na konci rozvozu řidič odvést do pokladny.

Pravidelná souhrnná fakturace

U pravidelných zákazníků se nevystavuje faktura ke každé dodávce ale fakturuje se souhrnně za dohodnuté období.
podrobnosti

Hromadná fakturace

Se zákazníky jsou dohodnuta různá období pro fakturaci, každý z nich má odlišné požadavky na doklady a ruční fakturace je tak velmi zdlouhavá.

Stačí, když se u každého zákazníka v adresáři nastaví perioda a případně další parametry pro fakturaci a doklady se automaticky na základě výdejek v nastaveném čase vystaví, rozešlou zákazníkům a mohou být následně třeba i upomínány.

Může být nastavena třeba i mimořádná fakturace při překročení určité částky, na ruční vyžádání či různé další podmínky a pravidla.

Bodové hodnocení pracovníků

Pro motivaci pracovníků pomocí odměn nebo třeba i pro plánování pracovníků na směnu je nezbytné umět vyčíslit náročnost práce tak, aby byla porovnatelná.
podrobnosti

Výpočet náročnosti

Abychom dospěli k relevantním výsledkům, musíme zohlednit celou řadu podmínek a aspektů.

Srovnávat skladníky podle počtu odbavených objednávek je sice jednoduché ale nic neříkající.

Při našich výpočtech jednak vycházíme ze statistických dat, která se v Pohodě za tímto účelem sbírají, doplněných o odhady, které se postupně upřesňují.

Obvykle je třeba zohlednit náročnost zejména vzhledem k

  • hmotnosti
  • složitosti přípravy
  • množstevním balením

Nabrat 1kg brambor jistě není 10x náročnější než nabrat 100g bazalky a taky 5kg brambor v síťce je pro expedici jednodušší než 2kg, které se musí odvážit.

Hodnocení pracovníků

Ve skladech bývá značná fluktuace pracovníků, proto je třeba najít vhodný způsob, jak umět vyhodnotit každého jednoho pracovníka a ohodnotit jeho výkon.

Vzhledem k tomu, že máme přesnou statistiku o jednotlivých operacích a čase s nimi stráveném, dokážeme porovnatelně vyčíslit výkon jednotlivých pracovníků.

Pokud vedení dokáže poznat a odpovídajícím způsobem ohodnotit pracovníky dle výkonu, bude to všechny pozitivně motivovat narozdíl od situace, kdy bude odměna nezávislá na výkonu. Pak nebudou ti šikovní mít důvod pro vyšší produktivitu a snadno zapadnou do průměru.

Plánování směn

Objem objednávek je v průběhu času variabilní a pokaždé je tak třeba jiný počet pracovníků.

Jakmile dokážeme vyčíslit náročnost přípravy pro každou položku objednávky a zároveň ze statistiky známe kapacity jednotlivých pracovníků, dokážeme na základě přijatých objednávek určit optimální počet lidí na směnu. Docílíme tak efektivnějšího plánování a úspory nákladů.