Účetní firma

Protože Pohoda vznikla původně jako účetní software, je díky své propracovanosti a spolehlivosti mezi účetními velmi oblíbená a rozšířená.

Pokud Pohodu jako účetní používáte, přinášíme vám řadu vylepšení, které vám mnoho operací usnadní či alespoň zpříjemní.

digitalizace pořizovaných dokladů

náhled na přiložené dokumenty

importy dokladů od klientů

vyhodnocování služeb

pravidelná fakturace

automatické výkazy

Pokud vás některý z okruhů našich řešení zaujal, pojďme se na ně podívat podrobněji.

Digitalizace pořizovaných dokladů

Pokud budete mít veškeré originální doklady dostupné přímo v Pohodě, ušetříte čas strávený přehrabováním se v šanonech pokaždé, když je budete potřebovat vy či klient.
podrobnosti

Papírové doklady

Většinu přijatých účetních dokladů účetní dostávají v papírové podobě, ať už se jedná o přijaté faktury, paragony či smlouvy.

Pohoda umí ke každému dokladu do záložky „Dokumenty“ přikládat přílohy, což je vhodné nejen pro skeny původních dokladů. Jsou tak k dispozici přímo v Pohodě.

Ruční připojování dokumentů k dokladům je zdlouhavé a nepohodlné, lze k tomu však využít naše řešení, kdy se na každý takový doklad na předem určené místo nalepí malá samolepka s QR kódem a tento kód (obvykle pětimístné číslo) se opíše či čtečkou čárových kódů naskenuje do určeného pole v Pohodě, což nezabere skoro žádný čas.

Dokumenty se pak hromadně pomocí libovolného skeneru či multifunkce naskenují do sdílené složky a my je roztřídíme k jednotlivým dokladům v Pohodě a jsou tak k dispozici bez nutnosti prohledávání papírových šanonů.

Tisk a opisování čísel lze nahradit malou štítkovou tiskárnou, která vždy vytiskne konkrétní štítek ke konkrétnímu dokladu či lze usnadnit přímé skenování ke konkrétnímu dokladu pomocí připojeného skeneru.

Náhled na přiložené dokumenty

Když máte k dokladům připojené původní dokumenty, potřebujete je například při kontrole zaúčtování procházet a porovnávat s doklady zadanými do Pohody.
podrobnosti

Snadný náhled a procházení

Pokud potřebujete soustavně zkontrolovat řadu dokladů a kontrolovat původní doklad oproti zadanému v Pohodě, musíte stále překlikávat mezi dokladem a záložkou „Dokumenty“ a soubory jeden po druhém  otevírat.

Pomocí našeho řešení umíme na druhé obrazovce nebo třeba na druhé polovině obrazovky automaticky zobrazovat dokumenty přiložené k záznamu, na který ukážete. Pracuje nad všemi agendami v Pohodě a jeho nasazení i použití je velmi snadné.

Vyzkoušejte a uvidíte, kolik času a klikání ušetříte.

Importy dokladů od klientů

Účtujete-li v Pohodě a váš klient vystavuje mnoho dokladů ve svém skladovém či fakturačním programu, je ruční pořizování do Pohody zbytečná a snadno automatizovatelná práce.
podrobnosti

Nezáleží na software klienta

Klienti používají různá řešení pro svoji skladovou či provozní potřebu, existují různá oborově zaměřená řešení, ale vy stejně nakonec potřebujete veškeré doklady v Pohodě, která je pro vás jako účetní software nenahraditelná.

Nezáleží na tom, zda vaši klienti používají Pohodu či jinou aplikaci pro sklady a fakturaci. Snad všechny takové aplikace umí exportovat data z jednotlivých potřebných agend v datové formě a jejich importem do vaší Pohody, kde účtujete, ušetříte hodně času při opisování dokladů i hledání chyb. Importovat umíme z různých formátů jako je CSV, EXCEL, XML,  DBF, ISDOC a importní šablony se uživatelsky definují dle každého vzorového souboru. Importovat lze od ručního vložené souboru po plně automatický import třeba z pro tento účel vyhrazené e-mailové schránky.

Importní nástroj umožňuje definovat neomezené množství pravidel pro různé účetní jednotky či formáty souborů, můžete jej tedy nasadit postupně u všech klientů, kde lze získat potřebná data v el. formě a tím ušetřit svůj čas a náklady klienta.

Vyhodnocování služeb

I když máte se zákazníky domluvené paušální ceny za služby, je vhodné výše paušálů občas aktualizovat. Nebo můžete automaticky služby vyhodnocovat a fakturovat dle skutečnosti.
podrobnosti

Proměnný rozsah služeb

U každého klienta se v průběhu času mění náročnost zpracování účetnictví, ať už díky růstu či úpadku firmy nebo použitím různých automatických importů.

Ruční procházení mnoha účetních jednotek, počítání záznamů, zohledňování, co bylo importováno a co pořízeno ručně – to vše je velmi časově náročné.

Pomocí našich nástrojů umíme danou analýzu provádět automaticky třeba každý měsíc a buď vyúčtovávat poskytnuté služby přesně podle počtu řádků / položek / záznamů a ocenit je dohodnutými cenami a tím přesně stanovit cenu služby.

Ceny služeb vychází z nastavených cen, slev či individuálních cen v Pohodě, mohou tak být pro každého zákazníka jiné a zohledňovat právě importy a náročnost zpracování účetnictví.

Pokud vám paušální ceny vyhovují, můžete alespoň jednou za čas ověřit, zda rozsah služeb odpovídá výši paušálu a získaná data použít jako podklad pro jednání s klientem. Vy i klient tak můžete mít jistotu férové a řádně ohodnocené spolupráce.

Pravidelná fakturace

Ať už účtujete své služby paušálně či dle skutečnosti, vystavujete každý měsíc mnoho dokladů a díky našim řešením můžete fakturaci automatizovat a zefektivnit.
podrobnosti

Fakturace a upomínky

Ať už své služby účtujete paušálně či dle skutečnosti, pravidelné vystavování faktur zabírá každý měsíc mnoho času a stejně tak ruční upomínání neuhrazených závazků.

Nejen, že automatizací ušetříte mnoho času. Upomínkami zase výrazně vylepšíte cash-flow své firmy.

Využitím tzv. trvalých objednávek v Pohodě ve spojení s našim fakturačním a e-mailovým řešení zajistíme automatizaci těchto pravidelných operací a pravidelnou měsíční nutnost tak můžete nahradit něčím příjemnějším.

Nejčastěji a zároveň nejsnadněji se automatizují zejména následující operace:

  • fakturace pravidelných služeb dle nastavených paušálů či dle skutečnosti
  • fakturace služeb nad rámec paušálu
    • poštovné
    • návštěvy a kontroly úřadů
    • mimořádné výkazy, ..
  • odesílání vystavených faktur klientům
  • upomínání neuhrazených závazků klientům
  • přehledy o platební morálce vedení účetní kanceláře

 

Automatické výkazy

Výkazy a přehledy pro orgány státní správy umí obvykle Pohoda sama. Další řadu výkazů však často účetní zpracovávají pro banky a další instituce a jejich automatizace toto usnadní.
podrobnosti

Přehledy pro banky

Existuje mnoho situací, kdy je třeba poskytovat různé výstupy z účetnictvím různým institucím – bankám, matkám, …

Jedná se obvykle o přesně dané formáty dat, které vychází z účetnictví firmy.

Mezi nejčastější výkazy, které je třeba pravidelně sestavovat a prokazovat nejen státním, ale zejména soukromým organizacím patří například

  • výkazy závazků a pohledávek bance při různých formách provozního financování
  • přehledy o srážkách ze mzdy
  • výkazy spojené s povinným podílem OZP
    • náhradní plnění
    • odvody státu
  • provozní bilance dceřinných firem
×