Servis a dílna

Provozujete servis např. zahradní techniky a potřebujete zefektivnit jeho vedení?

Naše řešení vám usnadní celý proces servisu od snadného přijetí včetně ověření záruky přes vytvoření nabídky na opravu, její schválení/zamítnutí zákazníkem, spolehlivé vykázání práce a dílů po předání a vyúčtování servisu zákazníkovi.

odeslat nezávaznou poptávku

příjem servisní zakázky

prohlídka a vytvoření nabídky na opravu

objednání dílů ze skladu, oddělení skladu servisu

výdej práce a materiálu k zakázce

komunikace se zákazníkem

předání a vyúčtování zakázky

Pokud řešíte ve svém servise podobnou problematiku, pojďte se na to podívat podrobněji.

Příjem servisní zakázky

Při přijímání zařízení do servisu je třeba ověřit záruku, popsat závadu, zaevidovat příslušenství a pořídit fotodokumentaci. To vše co nejrychleji, abychom nezdrželi zákazníka.
podrobnosti

Příjem

Pohoda sama nabízí agendu Servis, která má však značně omezenou funkčnost a její uživatelské rozhraní může být pro servisní techniky nepřehledné. Příjem do servisu jen pomocí Pohody vyžaduje zdlouhavou práci v několika agendách.
Servisy umíme rozlišovat na záruční, mimozáruční a pravidelné (sezónní).

Pomocí speciální aplikace, která je uzpůsobena pro servisy, lze založit novou servisní zakázku, přičemž předmětem servisu může být jak námi prodané zařízení, u kterého můžeme např. pomocí výrobního čísla vyhledat a ověřit platnost záruky, tak obecné zařízení, které je potřeba opravit.

Aplikace nám umožňuje kromě vyplnění obvyklých i vlastních informací k zákazníkovi i předmětu servisu a jeho závadě také pořídit fotodokumentaci zařízení a vytisknout potřebný počet štítků pro polepení jednotlivých dílů zařízení, aby nedošlo k jejich pomíchání či ztrátě.

Součástí příjmu zakázky může být i jednoduchá nabídka, pokud se jedná třeba o pravidelný sezónní servis a cenu umí odhadnout přijímací technik.

Výstupem je založená servisní zakázka v Pohodě a potřebné vytištěné dokumenty pro zákazníka i servis.

Prohlídka a vytvoření nabídky na opravu

Většinu závad není možné poznat bez rozebrání zařízení a teprve z zebraného zařízení lze určit, co vše bude oprava vyžadovat. Nabídku na opravu je vhodné zákazníkovi podložit fotodokumentací závady.
podrobnosti

Diagnostika závady

Teprve důkladnou diagnostikou lze závadu najít, dohledat potřebné díly a odhadnout časovou náročnost opravy.
Řada zákazníků má se servisy špatné zkušenosti a má  podezření, že je chce servis okrást.

Jakmile se k servisní zakázce dostane technik, může po rozebrání na základě a podrobné prohlídky zařízení vytvořit výběrem náhradních dílů a služeb ze skladu nabídku na opravu podloženou fotografiemi.

Vytvořená nabídka se automaticky odesílá zákazníkovi ke schválení. Nabídek může být k jednomu servisu vytvořeno i více, ať už to jsou různé varianty či dílčí opravy.

Schválené nabídky technici vidí a mohou si na jejich základě objednat potřebný materiál v hlavním skladu. Vidí také nabídky čekající na schválení a mohou zákazníka kontaktovat pro dohodnutí dalšího postupu.

Objednání dílů ze skladu, oddělení skladu servisu

Abychom dokázali spolehlivě zajistit dostupnost náhradních dílů a dokázali určit zodpovědnost za často drahé díly, je třeba mít přesnou evidenci skladů
podrobnosti

Rozdělení skladů

Aby mohli mít technici určité díly stále při ruce a zároveň byl zajištěn přehled o jejich pohybu v rámci skladů, je třeba sklady oddělit na Hlavní sklad a sklady servisu.
Evidence pohybu mezi sklady je pomocí mobilních terminálů rychlá a přesná.

Co se týče rozdělení skladů, je vhodné v Pohodě rozdělit sklady tak, aby odpovídaly i fyzickému rozdělení prostor. Nejčastěji se dělí na Hlavní sklad a Sklad servisu, ale lze rozdělit i na úroveň skladu každého jednoho technika.

Každé vydání či vrácení materiálu na Hlavní sklad, ať už na základě objednávky či jen ústní domluvy, musí být zaznamenáno formou Převodky v Pohodě. Použitím mobilních terminálů je vytvoření této převodky velmi rychlé a lze ji i vytisknout a nechat potvrdit přebírajícím.

Není tak problém, pokud se nějaký materiál technici rozhodnou ponechat „po ruce“ ve svém skladu. V Pohodě je jasně vidět, na kterém skladu je a lze je snadno inventarizovat.

Ohromnou výhodou je i možnost provádění inventury hlavního skladu a skladů servisu nezávisle na sobě.

Objednání dílů na zakázku

Pro konkrétní zakázku mohou být díly skladem či je potřeba některé objednat u dodavatele.

Po schválení konkrétní nabídky zákazníkem jsou požadované díly formou objednávky předané do hlavního skladu, který je případně objedná u dodavatele a jakmile jsou k dispozici,  informuje technika. Technik může objednat i díly k zakázce navíc, které by mohl potřebovat s tím, že je následně případně vrátí.

Jakmile jsou díly k dispozici, vydává je skladník hlavního skladu na sklad servisu, každý pohyb zboží je spojen s konkrétní zakázkou a člověkem, který je objednal a vyzvedl. Lze tedy v případě chyb určit zodpovědnost.

Výdej práce a materiálu k zakázce

Mezi nejčastější problémy servisů patří zejména opomínání důsledně vyúčtovat použitý materiál a někdy také překračování ceny opravy bez souhlasu zákazníka.
podrobnosti

Důsledná kontrola

Vykazování spotřebovaného materiálu je potřeba co nejvíce usnadnit ale zajistit přitom kontrolu, zda bylo vyúčtováno vše skutečně spotřebované.

Během provádění daného servisu technici evidují, jaké díly a materiál při opravě použili a vykazují provedenou práci. Toto náš systém umožňuje jak v aplikaci na počítači, což se hodí v pevné provozovně, tak pomocí mobilního terminálu, který najde využití např. při výjezdních servisech u zákazníka nebo v terénu.

Technici vždy mohou vyhledáním či pomocí čárových kódů vkládat položky k provedenému servisu, v případě práce u počítače navíc technik vidí, jaké díly a materiál si k dané zakázce vyzvedl a neměl by tak zapomenout jej vykázat.

Zároveň může aplikace kontrolovat, aby technikem vykázaná částka za opravu nepřekročila schválenou nabídku s nastavenou tolerancí, obvykle 10%.

Nepoužité díly a materiál může technik vrátit do hlavního skladu či si je ponechat na skladu servisu. V obou případech však zůstávají snadno dohledatelné.

Komunikace se zákazníkem

Automatizace předávání důležitých informací o nabídkách a stavu servisu ušetří vám i zákazníkovi řadu telefonátů a i případných sporů.
podrobnosti

V průběhu zakázky

Nabídka na opravu v emailu je jistě přehlednější, než popis závady a možností řešení po telefonu.
Stejně tak informace o dokončení zakázky či podrobný seznam použitých dílů a provedených oprav.

V průběhu zpracování servisu systém automaticky odesílá zákazníkovi relevantní informace a dokumenty.

Jedná se zejména o

  • e-mailové potvrzení přijetí do servisu s popisem závad
  • nabídku na opravu s předpokládanou cenou a přiloženými fotografiemi
  • SMS a e-mailovou informaci s pokyny k vyzvednutí zboží
  • detailní přehled o použitých dílech a provedených pracech
  • faktura a další doklady v elektronické formě pro snazší dohledání v budoucnosti

 

Dlouhodová spolupráce

Spokojený zákazník se rád vrátí a celá řada zařízení vyžaduje pravidelné či předsezónní prohlídky a opravy.

Pokud nabízíte např. předsezónní přípravy zahradní techniky, může systém automaticky vašim zákazníkům, kteří si u vás něco koupili či měli v servise, pomocí SMS či e-mailu připomínat, že nastal čas na provedení pravidelné údržby.

Stejně tak v systému vidíte historii všech u vás provedených servisů daného zařízení, umožní vám to tak řešit třeba preventivní opravy v závislosti na předchozích servisech efektivněji, než bez znalosti historie.

Předání a vyúčtování zakázky

Při předání hotového servisu je třeba vystavit a vytisknout doklady.
podrobnosti

Jakmile si pro hotovou zakázku přijde zákazník, technik přímo ze servisní aplikace provádí vyúčtování do zvoleného typu dokladu (obvykle prodejka/faktura/výdejka) a předává hotový servis zákazníkovi včetně vhodné dokumentace. Tou je obvykle kromě daňového dokladu, který obsahuje stručně potřebné informace pro účetnictví, také kompletní soupis použitých dílů.