Automatické upomínky v Pohodě
Automatizace zasílání upomínek z Pohody je jedno ze základních pravidel, které lze v plusNotify nastavit. Přesto se na něj často zapomíná. Pojďte se s námi podívat podrobněji jak to celé funguje a jak Vám automatizace upomínání faktur po splatnosti může šetřit čas.

Představte si svět, ve kterém není potřeba upomínat zákazníky, kteří by nezaplatili včas. Bylo by to sice krásné v takovém světě žít, ale všichni moc dobře víme, že takový svět bohužel neexistuje.

Upomínky a upomínání faktur po splatnosti musí řešit každá firma. Způsobů, jakými upomínání řešit je jistě spousta, my se v dnešním článku zaměříme na řešení upomínek pro ES Pohoda prostřednictvím aplikace plusNotify.

Takhle, pokud možno, NE!

Než se dostaneme ke konkrétnímu řešení, pojďme se nejdříve podívat jakou formou většina firem řeší upomínání.

Řeč je o ručním zasílání upomínek. Ručně zasílá, nebo zasílala, upomínky každá začínající firma. Ruční zasílání nemusí být nutně špatné, do určitého počtu zasílaných upomínek to jistě ručně zvládat lze, ale čas, který musí člověk mající upomínky na starost věnovat generování seznamů pro zasílání upomínek, jejich vkládání do e-mailových zpráv a samotnému odesílání e-mailových zpráv Vám už nikdo nikdy nevrátí.

A tak jako u každé ruční práce, vždy vzniká prostor pro chyby. Dávat protistraně zbytečně “munici” prostřednictvím opomenutého odeslání upomínky rozhodně není ideální. Jedná se koneckonců o Vaše peníze.

Jak upomínky řešit v Pohodě?

Konečně se dostáváme k tomu důležitému. Aplikaci plusNotify už možná znáte, možná ji dokonce už i používáte, nebudeme tady rozebírat obecnou funkčnost, budeme se zabývat konkrétním řešením pro odesílání upomínek.

Jak je u našich aplikací dobrým zvykem, pro odesílání upomínek nastavíme pravidlo přesně takové, aby vyhovovalo Vašim potřebám nejen funkčně, ale i vzhledem. Jednoduše nastavíme e-mailovou zprávu tak, aby zapadala do Vašeho firemního grafického schématu.

Ke každé zaslané e-mailové upomínce přiložíme i upomínaný doklad v PDF. Jestli využíváte upravené nebo základní dokladové šablony pro tiskové sestavy nehraje roli, plusNotify si poradí s obojím.

Logiku odesílání upomínek můžeme vyladit do nejmenších detailů. Ideálně můžeme vyjít z logiky, kterou používáte pro ruční odesílání a možná jí i trochu vylepšit. Upomínání by mělo minimálně zohledňovat počet dní po splatnosti.

Díky upomínanému dokladu víme i cílovou zemi. Na základě této informace můžeme volit cizojazyčnou variantu jak textu e-mailové zprávy, tak samotné přílohy.

Do textu e-mailové upomínky můžeme rovnou vkládat platební tlačítko pro okamžitou úhradu dokladu po splatnosti nebo QR kód pro QR platbu.

Při dobře zvolené logice a šikovně sestavené e-mailové zprávě nezbývá neplatičům žádný argument, který by bránil uhrazení dlužné částky.

Pro jistotu ještě plusNotify každou odeslanou upomínku zaznamená do Událostí dokladu. Přesně víte, kdy a kam upomínka odešla a výmluvy ze stran neplatičů že “žádnou upomínku jste mi neposlali” tak utnete hned v zárodku.

Takových upomínacích zpráv můžete mít nastaveno několik v řadě. Rozlišené vždy počtem dní po splatnosti. Nejčastěji začínáte mírnou zprávou s jemným upozorněním, že je doklad po splatnosti, až po extrém, kdy odchází zpráva neplatiči, že doklad předáváte k vymáhání a zároveň odchází veškeré podklady přímo Vašemu právnímu zástupci k dalšímu řešení.

Nestarat se o upomínky, to je oč tu běží

Vidíte, že vyřešit zasílání upomínek z Pohody zcela automaticky není nic složitého. Jestli chcete řešit upomínání systémově a nechcete se už trápit s ručním zasíláním upomínek tak nám zavolejte nebo napište. Nasazení a nastavení je rychlé a na dálku. Začít odesílat upomínky automaticky můžete klidně už zítra.

Chcete si automatické odesílání upomínek vyzkoušet?

Ozvěte se Jakubovi, rád s Vámi probere podrobnosti a nastaví pravidlo pro odesílání

Bc. Jakub Středa

Obsah

O systému

plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.

První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.

Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.

Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.

Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.