Podívejme se společně na jednu z tak trochu opomíjených, ale neméně užitečných plusSystemových aplikací. Řeč bude o aplikaci plusExportUni, která je neocenitelným pomocníkem nejen pro archivaci dokladů z Pohody.
Záloha, záloha a zase záloha…
Nejdříve se podívejme na problematiku obecně. Jestli patříte mezi ty, kteří pravidelně nezálohují, možná je na čase tento přístup přehodnotit. Stát se může opravdu cokoliv, od selhání hardware až po virus, který Vám data zašifruje. Proto je potřeba pravidelně zálohovat. A o zálohování ve spojení s Pohodou pomocí aplikace plusExportUni bude, mimo jiné, řeč níže.
Archivujeme doklady v Pohodě
Archivovat doklady můžete např. na vlastní externí disk, nebo ještě lépe, na libovolné síťové úložiště (NAS). Aplikace plusExportUni umí exportovat objednávky, faktury i výdejky.
Export může být jednoduše do formátu PDF/A a takto vygenerovaná pédéfka jsou přímo nahrávána na zvolené datové úložiště. Velkou výhodou je hlídání nastavených parametrů u archivovaných dokumentů, takže při jakékoliv aktualizaci dojde k opakovanému exportu a aktualizaci i v úložišti.
Synchronizace dokladů s e-shopem
Dalším častým využitím aplikace plusExportUni je nahrávání dokladů z Pohody do e-shopu. Proč? Protože dnes nejen že už je naprosto běžné, že má zákazník e-shopu ve svém účtu k dispozici historii objednávek, ale i kompletně veškeré doklady k provedeným nákupům.
Jak se ale doklady do e-shopu dostanou? Stačí zřídit pro naší aplikaci FTP přístup do libovolné složky, kterou určíte jako složku pro nahrávání dokladů, a to je vše. plusExportUni bude v pravidelném intervalu exportovat aktualizované nebo nové doklady z určených agend a bude je nahrávat do určené složky prostřednictvím FTP. E-shop, který má nastavené brát doklady ze stejné složky si exportované doklady pomocí unikátního názvu dokumentu přiřadí ke správnému zákazníkovi a zákazník má doklad k dispozici v rozhraní e-shopu.
Název exportovaného dokumentu je definovatelný (nejčastěji to bývá např. ID zákazníka). Nejste limitování ani formátem exportovaných dokladů, nemusí to být jen PDF, ale např. i ISDOC nebo rovnou XML. Jiné formáty, než PDF využijí především velkoobchody.
Výměna dat s jinou Pohodou
Poslední využití, které zde zmíním je přímá výměna dokladů mezi dvěma Pohodami. Pohoda je rozšířený software a je tak velice pravděpodobné, že některý z vašich partnerů Pohodu také používá. Pokud je to i Váš případ, nabízí se možnost přímé výměny oběma směry. Jedním směrem objednávky a druhým směrem např. dodací listy nebo faktury.
Jak na to? Podmínkou přímé výměny dokladů je na jedné straně plusExportUni, který má na starost export dokladů) a na druhé straně aplikace plusImport2Pohoda (která má na starost import dat do Pohody).
Výměna dat může probíhat opět přes složku umístěnou na FTP serveru, nebo lze zřídit vyhrazenou e-mailovou schránku, která je využívaná pro automatické stahování dat z obou stran.
Vzájemně si automaticky vyměňovat můžete v současné době objednávky, faktury nebo výdejky. Nicméně rozšíření možností exportu na další agendy není technicky nijak zásadně obtížné a do budoucna se takovému rozšíření, na základě vašich podnětů, nebráníme. Máte-li zájem o výměnu dat z dalších agend, dejte nám vědět.
Obsah
O systému
plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.
První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.
Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.
Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.
Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.