Modelová situace
Pro dobrou představu si fungování obou aplikací popíšeme na modelovém příkladu. Jedná se o servisní středisko, které má kromě velkého servisu přímo na pobočce také mobilní servisní techniky, kteří uskutečňují servisní zásahy přímo u zákazníků. Řešit mobilní servis v agendě servisu v Pohodě je nemožné a ani fungování na pobočce s touto agendou v Pohodě není zrovna uživatelsky přívětivé. To byly také hlavní důvody vzniku aplikací plusServis a plusServisman.
Servis na pobočce
Podívejme se podrobněji na první část, kterou je fungování servisní aplikace na pobočce. V rámci servisu funguje nezávisle několik servisních pracovišť, každé pracoviště má svého technika, který zodpovídá za realizaci oprav, fasování materiálů potřebného pro opravu ze skladu a za jeho vykazování do spotřeby.
Na jednotlivé techniky na pracovištích dohlíží vrchní technik, který zároveň jedná se zákazníky při příjmu, odhaduje předběžnou cenu opravy a následně servisní zakázky rozděluje mezi techniky na pracovištích.
Pohledem HW vybavení je situace následující:
- Jedna stanice (PC) je na příjmu. Ta slouží vrchnímu technikovi k zadávání a přijímání zakázky.
- Stanoviště servisního technika, na kterém je PC a bezdrátová čtečka čárových kódů, pomocí které technik přiřazuje použitý materiál k zakázce.
- Mobilní terminál ve skladu. Jehož prostřednictvím skladník vydává a přijímá zboží na sklad.
Rozhraní aplikace plusServis je stejné jak pro přijímacího, tak pro servisního technika. Projděme si celé kolečko od příjmu přes opravu až po vydání zákazníkovi z pohledu aplikace.
Příjem do servisu
Do servisu dorazil zákazník s porouchanou sekačkou na trávu. Na příjmu přijímací technik zhodnotí její stav, popíše závadu do systému pro servisního technika a případně rovnou vloží navrhované náhradní díly. Vše v rozhraní aplikace plusServis.
V aplikaci má přijímací technik k dispozici přehled skladových zásob a s možností si snadno zobrazit předběžnou cenu materiálu. Dále si může zobrazit adresář, ze kterého lze zákazníka vybrat, případně založit úplně nového, pokud se jedná o nově příchozího. Všechna data jsou načítána online z databáze Pohody, což zaručuje maximální aktuálnost.
Přijímací technik má možnost založit novou servisní zakázku vyhledáním předmětu servisu (výrobním číslem, číslem prodejního dokladu, jménem zákazníka nebo třeba popisu).
Aplikace umožňuje pořizovat k zakázce fotodokumentaci, což je důležité pro zaznamenání stavu předmětu před jeho přijetím do servisu.
Realizace servisu
Servisní technik v průběhu servisu může libovolně editovat a přidávat materiál, který při servisu použije. Často se stává, že v průběhu servisu technik objeví další problémy a cena zakázky nabobtná. Pokud cena zakázky přesáhne odhadovanou nabídkovou cenu, může vystavit nabídku novou a tu si nechat znovu zákazníkem odsouhlasit. Během servisních prací může technik také pořizovat fotografie. Takto pořízené fotografie jsou uloženy přímo u servisní zakázky v Pohodě a jsou snadno dohledatelné kdykoli v budoucnu.
Po dokončení všech prací servisní zakázku jednoduše přímo v aplikaci ukončí a tím je připravena k předání zákazníkovi.
Vyúčtování servisních prací
Po uzavření servisu a dokončení prací je na řadě vydání zákazníkovi. Vrchní technik má v aplikaci k dispozici kompletní údaje včetně obrázků a může tak zákazníkovi přesně sdělit, jaké práce v rámci servisu byly odvedeny.
Jednoduše může vytvořit přímo v aplikaci fakturu nebo výdejku. Typ dokladu lze zvolit. Aplikace vytvoří zvolený doklad v Pohodě kompletně včetně všech vazeb. Zároveň je možné všechny doklady z aplikace vytisknout, a nejen doklady, ale i přijímací protokoly, servisní protokoly atd.
Velkou výhodou je to, že je nastavení tiskáren uloženo lokálně podle uživatele. Každý uživatel může mít tedy individuální nastavení tiskových sestav a tiskáren, na které tiskne.
Servis v terénu
Servisním technikům pracujícím v terénu slouží aplikace plusServisman. Jedná se o aplikaci určenou pro mobilní zařízení, která je online napojená na databázi Pohody. Díky mobilnímu zařízení mají technici v terénu možnost přidávat položky ke konkrétním servisním zakázkám.
Aplikace je určená primárně pro vkládání položek servisu a může pracovat ve dvou režimech. V režimu “Příjmu” a v režimu “Oprava”. V obou režimech je možné pořizovat fotodokumentaci.
Příjem do servisu - režim Příjem
Jedná se o režim určený pro prvotní příjem zakázky na místě, přímo u zákazníka. V tomto režimu má technik k dispozici jednoduchého průvodce, ve kterém přehledně zjistí, jaké úkony je potřeba na konkrétním zařízení vykonat. Dále má možnost zadat předběžný odhad dílů, které budou potřeba a rozsah práce. Vše nakonec uvidí v přehledném souhrnu včetně vypočtené předběžné ceny za opravu.
Velkou výhodou je možnost si předdefinovat šablony pro nejčastější úkony (příprava na sezónu, garanční prohlídka…). Veškeré šablony a scénáře pro daný servis se definují v Pohodě.
Realizace servisu - režim Oprava
Režim oprava je určen pro provedení servisního zásahu. V aplikaci na mobilním zařízení si technik jednoduše vyhledá zakázku, případně ji může načíst čárovým kódem. K dispozici mu je celkový náhled na zakázku včetně popisu závady.
Během realizace servisu technik postupně vkládá použitý materiál a práci, a to buď vyhledáním mezi položkami, nebo načítáním čárových kódů. Pokud má zakázka v Pohodě nadefinované nezbytné pracovní úkony, vidí technik jejich soupis, může si zobrazit jejich podrobný popis a jejich postupným plněním je odečítá z počítadla kroků.
Aplikace umožňuje uzavření servisu a ve spojení s aplikací plusImport2Pohoda případně servis rovnou vyfakturovat.
Závěr
Vzájemným propojením aplikací plusServis a plusServisman se zjednoduší práce jak mobilním technikům, tak technikům na pobočkách.
Navíc s aplikací plusServisman může jednoduše spolupracovat notifikační aplikace plusNotify a notifikovat zákazníkům např. změny stavů servisu prostřednictvím e-mailu nebo sms, automaticky zasílat doklady e-mailem apod.
Obsah
O systému
plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.
První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.
Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.
Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.
Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.