Vyhodnocování objednávek
Automatické vyhodnocování a zpracování objednávek se postupem času stane tématem pro každou úspěšnou prodejní firmu. Ruční zpracování objednávek je pomalejší a vznikají při něm často chyby. Díky automatizačním pravidlům může být práce s objednávkami rychlá a bezchybná.
Objednávky, to je téma číslo jedna pro každou obchodní firmu. Na téma objednávky se dá nahlížet z mnoha pohledů, dnes bude řeč o tom, jak objednávky co nejefektivněji zpracovávat v momentě, kdy je přijmeme.

Ručně nebo automaticky?

Jednoduchá otázka s jednoduchou odpovědí. O automatizaci vyhodnocování a odbavování objednávek má smysl uvažovat až v momentě, kdy se začnou objevovat první chyby v ručním zpracování. Takové chybky jako je odeslání nekompletní objednávky nebo odeslání balíků na špatnou adresu jsou jasným signálem, kdy začít uvažovat o automatizaci.

Ruční odbavení už není vzhledem k počtu odbavených objednávek dostatečně spolehlivé. Zároveň se jedná o zásadní chyby, které Vás poškozují v očích zákazníků a které je potřeba co nejdříve řešit.

Technické okénko

Objednávky může vyhodnocovat přímo jedna z našich top aplikací plusRouter nebo aplikace plusSkladem. Následné zpracovávání je pak již plně v režii aplikace – plusRouter. Objednávky nejen vyhodnocuje, ale provádí i následné akce jako je tisk expedičních příkazů, pickovací seznamy pro skladníky nebo generování dokladů. Aplikace funguje na pravidlovém principu a má opravdu rozsáhlé možnosti využití nejen co se objednávek týče, ale o tom v některém z dalších článků s příklady použití.

Automatizace objednávek v praxi

Vraťme se k objednávkám, které se nám průběžně dostávají do agendy “Přijaté objednávky” v Pohodě. Do této agendy se nám automaticky sehrávají objednávky přijaté z e-shopu, ale jsou zde i objednávky zadané ručně (např. přijaté telefonicky, nebo osobně na prodejně atp.)

úkol první - vyhodnocení expedovatelnosti

O tom, jestli je objednávka expedovatelná rozhoduje většinou více faktorů.

První a nejzásadnější kritérium vyhodnocení je skladová dostupnost. Logicky když nemáme dostatečný počet kusů pro vykrytí objednávky není možné objednávku odbavit.

Druhým kritériem by mělo být datum přijetí objednávky. Je potřeba zohledňovat pořadí přijetí objednávek, aby nedocházelo u starších objednávek k prodlevám v expedici na úkor novějších objednávek.

Dále mohou do vyhodnocování vstupovat i další, pokročilejší podmínky jako např. VIP zákazníci mají přednost, zohledňovat dodací lhůty od našich dodavatelů v případě, že se musí nějaké zboží pro vykrytí objednávat u dodavatele atd.

Na základě takové, Vám na míru šité, pokročilé logiky se potom pravidelně vyhodnocují přijaté objednávky a dále se s nimi příslušně nakládá.

Máme vyhodnoceno co dál?

Tisk pickovacího listu do skladu

Berme nyní jako ukázkovou situaci, kdy je objednávka vyhodnocená jako expedovatelná. plusRouter jí může hned vytisknout na tiskárnu do skladu a použije libovolnou tiskovou sestavu pro skladníky k vychystání. Často tiskneme na účtenkovou tiskárnu, kdy vytištěný pásek obsahuje jen důležité informace pro pickera. Značně se díky tomu ušetří náklady.

Ve větších provozech, kde je velké množství objednávek tiskneme namísto konkrétních objednávek tzv. pickovací listy na kterých je zboží pro sběr logicky seřazeno podle svého umístění ve skladu tak, aby cesta při sběru produktů po skladě byla co nejkratší a pokud možno bez slepých míst a zbytečných odboček.

Generování dokladů

Generování dokladů svázaných s objednávkou je dalším z nejčastějších úkolů pro plusRouter. V drtivé většině se jedná o navazující krok na kontrolu objednávky, která probíhá prostřednictvím plusMobile při balení zboží do balíku. Po dokončení kontroly je objednávka označená jako zkontrolovaná a plusRouter následně vygeneruje příslušné doklady (nastavené tiskové sestavy) a pokud přikládáte tištěnou fakturu nebo dodací list přímo do balíku, vytiskne je na určenou tiskárnu na balící místo.

Generování dopravy

Máme vše zabaleno, bylo by dobré zboží také odeslat že? Po dokončení kontroly pomocí plusMobile se zároveň spustí partnerské řešení BHIT doprava, které vygeneruje pro daný balík přepravu a přepravní štítek se vytiskne na štítkovou tiskárnu přímo v místě balení. Pro obsluhu je díky tomu příprava balíku k odeslání hračka.

Očima personálu

Pojďme se ještě v rychlosti podívat, jak celý výše popsaný proces vypadá z pohledu personálu. Proces expedice probíhá následovně:

  1. z tiskárny beru vytištěný pickuplist nebo objednávku, která je expedovatelná,
  2. pomocí mobilního terminálu načítám jednotlivé položky objednávky/pickuplistu (kontrola). Po sesbírání všech položek se objednávka automaticky označí jako odkontrolovaná,
  3. z tiskárny beru vytištěný doklad a ze štítkové tiskárny štítek dopravce,
  4. nalepím na balík a jdu na další objednávku

Celý proces samozřejmě nemusí řešit pouze jeden člověk, ve větších provozech může fungovat skupina pickerů nezávisle na skupině baličů. Celý systém je přizpůsobitelný a umožňuje velice snadno jednotlivé úkony rozdělit mezi více zaměstnanců.

Obsah

O systému

plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.

První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.

Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.

Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.

Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.