Archivace dokumentů v Pohodě
Přečtěte si, k čemu se v praxi využívá aplikace plusAttach. Díky automatické archivaci papírových dokumentů budete mít všechny doklady vždy po ruce.
Dnes se podíváme na zoubek praktickému využití aplikace plusAttach, která slouží k budování vlastního elektronického archivu. Přikládá naskenované vydané i přijaté doklady přímo k příslušným záznamům v Pohodě.

Proč ukládat skeny dokumentů?

Pojďme si nejdříve položit otázku, proč ukládat oskenované dokumenty do Pohody, k čemu Vám to vlastně bude dobré?

 

Dohledatelnost

Toto je asi jedna z největších výhod. Díky tomu že je sken vždy uložen u správného záznamu, lze jej snadno vyhledat pomocí vyhledávání v Pohodě. Asi si dokážete udělat obrázek, o kolik je vyhledávání rychlejší než jít hledat vytištěný doklad, který máme archivovaný někde v hromadě šanonů.

 

Záruky a reklamace

Další nespornou výhodou je, že díky elektronické archivaci máme doklady vždy po ruce pro případné reklamace. Kolikrát se Vám stalo, že jste chtěli něco reklamovat a nemohli jste najít doklad o koupi? Taková situace už nenastane, všechny doklady budete mít vždy po ruce přímo v Pohodě.

 

Datové úložiště

Mít data uložená na jednom místě je pohodlné nejen z hlediska obsluhy nebo dohledatelnosti, ale také z důvodu bezpečnosti. Využít Pohodu jako datové úložiště pro své dokumenty dává rozhodně smysl. Uložené dokumenty můžete pak snadno pomocí dalších nástrojů automatizované posílat třeba jako přílohy e-mailových zpráv svým odběratelům (dodací listy) nebo na ně navázat další automatizované akce.

Jak to funguje?

Konkrétní funkčnost máme rozebranou přímo na detailu aplikace. Zmíníme jen ve stručnosti, že přiřazování dokumentů funguje na principu strojového čtení, kdy každý z dokumentů má přiřazen unikátní QR kód, jehož přečtením aplikace ví k jakému záznamu v Pohodě jej má přiložit. plusAttach si navíc poradí i s více stránkovým dokumentem.

Příklady využití z praxe

 

Vydané doklady

Typickým příkladem, kdy potřebujeme archivovat vydané doklady jsou firmy fungující na principu hromadné fakturace, například stavebniny. Často mají nasmlouvané pravidelné odběratele, kteří si jezdí pro materiál a odvážejí si ho pouze s dodacím listem. Fakturace je následně řešená pomocí automatického pravidla, které např. každý měsíc všechen takto vydaný materiál vyfakturuje.

Každý vydaný dodací list by měl být podepsaný odběratelem a pro vlastní klid je potřeba podepsané dodací listy archivovat. Žádná kancelář není nafukovací, takže archivace do šanonu většinou prostor rychle naplní.

Elektronická archivace přímo do Pohody je mnohem elegantnější řešení. Každý Vámi vydaný dodací list je přímo v tiskové sestavě opatřen unikátním QR kódem. Při denní uzávěrce pak stačí vzít balík podepsaných dodacích listů a umístit je do podavače automatického skeneru. Díky identifikaci QR kódem aplikace všechny naskenované dokumenty přiřadí k dokladům v Pohodě, kde je vždy snadno dohledáte.

 

Přijaté doklady

U přijatých dokladů je postup o malinko složitější, protože u cizích dokladů nemáme jak zajistit umístění QR kódu přímo na vytištěný papír.

Doklady ale nějak opatřit QR kódem pro identifikaci musíme, jinak aplikace nemá jak poznat kam jej přiřadit. K tomuto účelu slouží “nekonečný” počet malých samolepek s číselnou řadou v QR kódu. Na dokument je proto před naskenováním nutné nalepit, na místo které předem v nastavení aplikace vybereme, tento štítek s QR kódem. V Pohodě pak už jen u daného přijatého dokladu doplníme číslo z nalepeného štítku do předem určeného pole (např. do volitelného parametru).

Takto označené dokumenty stačí už jen umístit do skeneru a je hotovo.

Řešení plusAttach Vám pomůže mít všechny doklady vždy po ruce a snadno dohledatelné. Ušetří čas Vám i Vaší účetní, která nebude muset v případě potřeby dohledávat papírové doklady v archivu.

Chcete si automatické přikládání dokumentů vyzkoušet?

Ozvěte se Martinovi, rád s Vámi probere podrobnosti a aplikaci na zkoušku nastaví.

Ing. Martin Kašpar

Obsah

O systému

plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.

První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.

Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.

Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.

Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.

×