Automatická fakturace v Pohodě
Zautomatizovat periodickou nebo souhrnnou fakturaci není problém při použití správného nástroje. Přečtěte si jak na to pomocí aplikace plusRouter.

Cílem všech našich aplikací a automatizací obecně je ulehčit Vám práci. Zautomatizovat maximum práce, která zautomatizovat jde, by mělo být prioritou číslo jedna pro každého moderního člověka. V hledáčku tohoto článku bude fakturace.

Nebude řeč obecně o fakturaci, ale zaměříme se konkrétně na souhrnnou a periodickou fakturaci.

Souhrnná fakturace

Co si pod pojmem “souhrnná fakturace” představit? Typickým zástupcem, který často využívá souhrnnou fakturaci jsou stavebniny.

Představte si větší stavební firmu, která má svoje montážní party po celé republice a každá z nich si jezdí fasovat materiál do nasmlouvaných stavebnin. Dovedete si představit kolik papírových dokladů by vzniklo, kdyby se fakturovalo při každém fasování materiálu pro každou montážní partu? Navíc by se jich spousta poztrácela.

Proto stavebniny mají s firmami domluvenou souhrnnou fakturaci, to znamená, že každá montážní parta fasuje materiál pouze na dodací list (výdejka) a samotná ostrá fakturace pak probíhá souhrnně např. jednou měsíčně.

U větších stavebnin by souhrnná fakturace byla pro člověka hodně náročná, a navíc by hrozil vznik chyb. Souhrnná fakturace se proto automatizuje pomocí aplikace plusRouter.

Aplikace plusRouter má nastavená pravidla pro fakturaci konkrétních zákazníků. V zadaném intervalu (týdně, měsíčně…) se pravidlo spustí, projde všechny dosud nevyfakturované výdejky od poslední fakturace a hromadně je “překlopí” do vydané faktury. Takto vzniklou fakturu lze poté odeslat přímo do konkrétní účtárny daného zákazníka, a to buď ručně, nebo automaticky pomocí plusNotify.

Fakturační periodu i jiná specifická nastavení lze samozřejmě přizpůsobit individuálně pro každého zákazníka.

Periodická fakturace

U periodické fakturace je situace trochu jiná. V tomto případě se nejedná o fakturaci více výdejek, ale o fakturaci pravidelných služeb. Typickým příkladem jsou například pronájmy.

Pro každou službu, kterou je potřeba pravidelně fakturovat, se v Pohodě vytvoří tzv. Trvalé objednávky. Na tyto trvalé objednávky se navážou konkrétní fakturační pravidla v plusRouter a aplikace se pak už sama postará o pravidelnou fakturaci podle nastavených period. Stejně jako v případě souhrnné fakturace lze vystavené faktury automatizovaně rozesílat a následně i upomínat pomocí aplikace plusNotify.

Díky automatizaci souhrnné a periodické fakturace se nebudete muset zatěžovat otravnou pravidelnou fakturací a ušetřené lidské zdroje budete moci využít na důležitější práci. Nastavení takových pravidel není nijak složité. Chcete-li automatickou fakturaci vyzkoušet, ozvěte se nám. Aplikaci Vám nasadíme vzdáleně a necháme Vás ji vyzkoušet úplně zdarma a bez závazků. Určitě to za vyzkoušení stojí.

Obsah

O systému

plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.

První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.

Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.

Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.

Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.