Ukončení objednávky, upomínky, vyhodnocování
Položky objednávky skladník nachystal na základě expedičního příkazu (nejčastěji se jedná o vytištěnou objednávku, pickuplist atd.), který obsahuje pozice daných položek objednávky pro vychystání. Pozice jsou seřazené tak, aby byl pohyb skladníka po skladu co nejefektivnější. Objednávku jsme načítáním čárových kódů položek překontrolovali a následně vyexpedovali (viz předchozí článek).
Zákazníkovi jsme automaticky zaslali notifikaci o expedici objednávky. Nyní systém, pokud je potřeba, hlídá stav objednávky u přepravce a jakmile je objednávka předána přepravcem zákazníkovi (doručená), automaticky vystavujeme fakturu (jednotlivou, či sběrnou v případě větších zákazníků) a zasíláme ji zákazníkovi emailem k úhradě.
Ve chvíli, kdy dorazí platba na účet (a v Pohodě se správně propáruje platba s dokladem), automaticky odesíláme děkovný email s potvrzením o přijaté platbě. Ovšem pokud se zákazník s platbou opozdí a neuhradí v době splatnosti, automaticky odesíláme zdvořilostní připomínkový email o platbě, případně znovu přikládáme k emailu danou fakturu. Proces upomínkování je možné nastavit po úrovních dle času prodlení a případný požadavek na platbu v jednotlivých emailech tak stupňovat.
„Automatické vystavení faktury a upomínání nezaplacených faktur po splatnosti výrazně šetří čas”
V systému jsou zároveň k dispozici pro každého zákazníka v adresáři, případně přes další provázané doklady, velice zajímavá data (objednávky, platební morálka, obrat atp.) Lze tak provádět vyhodnocování na základě relevantních dat v Pohodě a v pravidelných intervalech tak zasílat manažerské statistky, přehledy prodejů, tendence nákupů a spoustu dalších. Jednoduše tak máte perfektní přehled nad jednotlivými zákazníky a možnost jejich porovnání.
Objednávky automaticky přijímáme, zpracováváme, expedujeme i ukončujeme. Fakturace, notifikace, upomínky – vše bez potřeby lidského zásahu do Pohody. Stále se ale musíme postarat o zásoby na skladě, objednávky u dodavatelů, cashflow. I v těchto oblastech je možné zavést principy automatizace.
Více se dočtete v dalším článku: 05 Optimalizace, statistiky, vydané objednávky
Použitá řešení v této části článku:
plusRouter – automatické zpracování dokladů
plusNotify – pokročilá notifikace SMS a emaily
Obsah
O systému
plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.
První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.
Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.
Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.
Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.