01 – Máme novou objednávku!
Připravili jsme pro Vás sérii článků o tom, jak si ulehčit práci napříč firemními procesy díky automatizačním aplikacím z rodiny programů plusSystem. Pohodlně se usaďte a jdeme na to! část první - automatické přijetí objednávky

Příjem objednávky

 

Přenos objednávek z e-shopu do Pohody je dnes již prakticky samozřejmost, ale často se stává, že mnoho důležitých objednávek přichází jinými cestami a tyto objednávky je také potřeba nějakým způsobem do Pohody dostat. Ruční zadávání je časově náročné a je častým zdrojem chyb. Proto se zde zaměříme právě na tyto “mimoeshopové” objednávky.


Někteří raději objednávky do systému nezavádí vůbec a okrádají se tak o velmi důležitý přehled nad zákazníky, jejich objednávkami a možnou optimalizaci skladových zásob. Toto není dobré řešení.

 

„Dokážeme zautomatizovat 100% přijatých objednávek“

Velmi často, když se podíváme na časově nejnáročnější objednávky zjistíme, že se ve většině případů jedná o několik větších zákazníků, kteří již z pravidla jsou schopni exportovat objednávky v jednom z podporovaných formátů (XML, CSV a Excel). Objednávky je následně možné pomocí programu plusImport2Pohoda naimportovat přímo do systému Pohoda a automaticky vytvořit přijatou objednávku v příslušné agendě. Stejně tak je možné importovat objednávky přijaté emailem nebo z internetového úložiště. Objednávka se následně automaticky nebo ručním příkazem zpracuje podle předem definované šablony a zapíše do systému Pohoda.

Šablon může být v aplikaci definováno nekonečné množství a aplikace se dokáže přizpůsobit prakticky jakékoliv struktuře zdrojových dat. K dispozici je intuitivní editor šablon usnadňující mapování každého ze zdrojových souborů. Pomocí produktů rodiny plusSystem se celý proces přijetí objednávky může obejít bez uživatelského zásahu, zcela automaticky. Měsíčně tak systém ušetří uživateli desítky hodin repetitivní práce.

Po úspěšném přijetí objednávky je následně nutné objednávku zpracovat, vyhodnotit a předat k expedici, případně vystavit zálohovou fakturu. I tyto činnosti automatizujeme pomocí produktů rodiny plusSystem.

Více se dočtete v dalším článku: 02 Objednávka – faktura – expedice | automatizace práce se systémem Pohoda

Použitá řešení v této části článku:
plusImport2Pohoda – import dokladů do Pohody    

Obsah

O systému

plusSystem je komplexní sada aplikací a nástrojů k Pohodě, mající za cíl urychlit, zjednodušit a zpřesnit provádění běžných operací. Těchto nástrojů a aplikací je celá řada, lze je přibližně rozdělit do čtyř skupin podle zaměření, kam jsou určeny.

První skupinou jsou Obecné nástroje, které využije prakticky každý, kdo v Pohodě alespoň fakturuje – rozesílání informací pomocí SMS a emailů – upomínky faktur po splatnosti, informace o stavu zpracování objednávky, automatický export , druhá skupina je určena do skladu, to znamená na veškeré operace spojené s příjmem a výdejem zboží a vyřizováním objednávek. Třetí skupinou jsou výrobní procesy, od plánování výroby po značení výrobků a poslední skupinou jsou aplikace usnadňující práci účetním firmám a její vykazování.

Hlavní součástí druhé skupiny pro Sklad a objednávky je aplikace pro práci s čárovými kódy – mobilní terminály do skladu, pevné expediční terminály, tisk štítků na přijímané zboží i označování zboží při expedici podle požadavků zákazníků. Také sem patří řešení pro hromadnou fakturaci objednávek skladem, konsolidaci objednávek a různé automatizační nástroje.

Ti, pro které je důležitá Výroba a potřebují využít Pohodu k evidenci surovin, polotovarů i finálních výrobků poté využijí nástroje pro generování šarží při příjmu surovin (sledovatelnost), plánování výroby z hlediska nákladovosti, rozpad výroby na jednotlivá pracoviště a značení hotových výrobků včetně generování ev. čísel (výrobních čísel / šarží) a automatického tisku protokolu i dokumentace k výrobku.

Poslední skupinou našich produktů jsou Účetní firmy, které používají Pohodu a potřebují zjednodušit příjem dat ze software, který používají jejich klienti a také potřebují svým klientům vykazovat poskytnuté služby v přehledné formě tak, aby na jejich základě bylo možné provést fakturaci či alespoň stanovit výši paušálu odpovídající skutečnému rozsahu.