ITFutuRe s.r.o., Pardubická 851/7, Hradec Králové, Česká republika +420 604 434 934 info@itfuture.cz ...komplexní řešení pro Pohodu


Aplikace - zaměstnancem | Internetový obchod - část 2.

 

V minulém článku jsme si představili vzorový internetový obchod a jejich šikovného skladníka, který v rámci skladu funguje přesně a rychle.

Aby ve firmě fungovalo vše jako na drátkách, je potřeba mít někoho, kdo lidem v první linii (skladu) bude krýt záda. Tím je bezesporu kancelář. Dnes si tedy představíme další dva zaměstnance, kteří pro bezproblémový chod internetového obchodu dělají také obrovský kus práce. Řeč bude o vystavování dokladů a komunikaci se zákazníky.

aplikace clovek kancelar

Doklady

Vystavování faktur, přefakturace, sběrná fakturace výdejek... to jsou všechno zdlouhavé a úmorné úkony, které zabírají čas. Náš zaměstnanec v kanceláři tyto úkony ovšem zvládá s úsměvem a světe div se, dokonce ho to i baví!

Aby mohl kolega ze skladu, kterého známe z prvního článku, začít chystat zboží k zabalení a expedici, nejdříve musí vědět co má vlastně chystat. Úkolem číslo jedna pro našeho borce v kanceláři je tedy projít všechny nové objednávky, jestli jsou expedovatelné. Je potřeba zjistit, jestli máme dostatečnou neblokovanou zásobu na skladě. Jakmile je jasné že je objednávka expedovatelná, zahájí tisk jednotlivých objednávek na tiskárnu do skladu, kde si je převezme náš skladník.

Druhou nejčastější náplní jeho práce je fakturace odkontrolovaných objednávek. Kontrolu provádí kolega ze skladu. U každé objednávky je po úspěšném odkontrolování zaznamenán datum, čas a výsledek kontroly. Na tento údaj náš pracant čeká. Jakmile zjistí, že jsou nové zkontrolované objednávky, vezme je, a vytvoří k nim příslušné vydané faktury. Pokud je potřeba, rovnou vystavené faktury odešle do tisku na místo kde se zásilka balí, aby mohl být doklad přiložen k zásilce.

Komunikace

Doklady máme vytvořené, doprava je zadaná, ale dokud o tom zákazník neví, nemá smysl pokračovat. Vztah zákazník-obchod je stejný jako každý jiný vztah. Bez vzájemné komunikace jej nelze budovat a postupem času se zájem vytratí. Zákaznická komunikace je to, co Vám pomáhá držet svého zákazníka informovaného a poskytnout mu nadstandardní servis i po tom, co objednávku obdržel.

Veškerou komunikaci v našem e-shopu obstarává další člen našeho kancelářského týmu a to jak emailové zprávy, tak SMS notifikace. Notifikací je v e-shopu potřeba celá řada. Od informace, že jsme přijali v pořádku objednávku, přes změny stavu u objednávky až po potvrzení odeslání spolu s číslem pro sledování zásilky. 

Důležité jsou však i pravidelné informační zprávy, kdy zákazníka informuje o novinkách, akcích a zasílá hromadu zajímavých informací. Mimo přímého zasílání notifikací zákazníkům však umí zpracovávat a posílat i celou řadu interních notifikací. Ať už se jedná o interní přehledy prodejů pro managery, přehled odběrů zákazníků pro jednotlivé obchodní zástupce nebo z druhého konce třeba jen upomínání zaměstnanců, aby nezapomínali na úklid v kuchyňce. Podrobněji se na to, co všechno je možné automaticky notifikovat a k čemu je to dobré, podíváme v některém z dalších dílů našeho seriálu.

Tým našeho e-shopu máme kompletní:

skladník - plusMobile

Plus Mobile W

vystavovaní dokladů a tisk - plusRouter

plus Router W

notifikace SMS a emailem - plusNotify

Plus Notify W